Práce v MS Teams (základní využití)

V rámci služby Office 365, kterou provozujeme na SU, lze komunikovat prostřednictvím aplikace MS Teams. Jedná se o aplikaci, která se spouští z počítače s operačním systémem Windows, macOS, Linux nebo přes webový prohlížeč MS Edge/Google Chrome. Aplikace umožňuje pořádání videokonferenčních hovorů, sdílení a úpravy dokumentů, chatování a další. Hovory a sdílení je možné realizovat v týmech. Týmy si může v rámci školní licence vytvářet každý uživatel MS Office 365. Tvůrce týmu je automaticky vlastník, který spravuje nastavení a řídí přístupy ostatním členům týmu. Vlastník může člena týmu nastavit jako dalšího vlastníka. Ten pak bude mít stejná práva (např. přidávat další členy týmu)

Základní doporučení užití

Ke zprovoznění služby potřebujete počítač nebo chytrý telefon s připojením k internetu, webovou kamerou a mikrofonem. Pokud nemáte ve vašem zařízení zabudován mikrofon a kameru (typicky máte jen stolní počítač), můžete v aplikaci Teams např. sdílet dokumenty či chatovat, nebude však možné pořádání videokonferencí. Budete se však moci zapojit pasivně jako divák. V případě zájmu o videohovory použijte chytrý mobilní telefon. Máte-li na stolním počítači nainstalovanou webovou kameru, je možné, že má v sobě integrovaný mikrofon. Moderní notebooky mají v sobě tyto prvky rovněž integrovány.

Pro plnou funkčnost doporučujeme instalaci desktopové aplikace MS Teams pro Windows, Mac nebo Linux. Stažení aplikace je k dispozici na adrese https://teams.microsoft.com/downloads. Instalace je dostupná bez asistence pracovníků IT.

Po instalaci desktopové aplikace se přihlaste pomocí uživatelského jména ve tvaru CROlogin@ad.slu.cz a hesla do CRO.

POZOR: CROlogin je váš osobní login do univerzitních systému, např. IS SLU, e-mailu, moodlu aj., ve tvaru podobném abc0001.

Po nainstalování se vám aplikace zobrazí v nabídce Start jako Microsoft Teams

Obr. 1: desktopová verze aplikace Teams v nabídce Start

Dále je možné využívat mobilní aplikaci Teams pro platformu Android / iOS a webový prohlížeč MS Edge a Google Chrome. Ostatní webové prohlížeče neumožnují plné využití funkčnosti MS Teams.

Pozor: Pro komunikaci v týmu se nepřipojujte na vzdálenou plochu počítače ve vaši kanceláři. Pokud k počítači v domácnosti máte připojenou webovou kameru a mikrofon, tak vás ostatní účastníci videokonferencí uvidí a uslyší. Toto přes vzdálenou plochu na počítači v práci nepůjde a účastníci maximálně uslyší a uvidí, co se děje ve vaši kanceláři.

Internetové připojení

Pro pořádání videohovorů je potřeba dostatečně stabilní internetové připojení.

Jak si zprovoznit MS Teams na počítači / mobilu

V aplikaci Teams, nainstalovaném na vašem zařízení (počítač, mobil), se do ní musíte při prvním spuštění přihlásit, viz Obr. 2.

Obr. 2: úvodní přihlašovací obrazovka desktopové aplikace MS Teams

Do všech verzí aplikace MS Teams se přihlašujete pomocí CRO identity ve tvaru

  • Uživatelské jméno: CROlogin@ad.slu.cz, kde CROlogin je vaše přihlašovací jméno
  • Heslo do CRO.

Pokud si nainstalujete Teams do svého domácího počítače i mobilu, vaše data se v obou aplikacích (za předpokladu připojení obou zařízení k internetu) synchronizují.

Spuštění aplikace Teams

Po úspěšném spuštění a přihlášení se do aplikace Teams se vám zobrazí úvodní obrazovka se seznamem Týmů, které máte aktuálně k dispozici (Obr. 3). Kliknutím na konkrétní ikonu týmu se tento tým otevře. Při dalším spuštění aplikace Teams by se tento tým měl otevřít automaticky.

Obr. 3: zobrazení seznamu týmů, které máte k dispozici

V levé části okna se nachází různé funkční ikony – Aktivity, Chat, Týmy, Zadání, Kalendář, Hovory, Soubory.

  • Aktivity – zobrazují aktuální upozornění
  • Chaty – zobrazují chaty z jednotlivých týmů
  • Týmy – zobrazí seznam týmů, na které máte práva
  • Zadání – využívá se pro zadávání úkolů studentům a odevzdávání
  • Kalendář – zde se plánují události v jednotlivých týmech, zadávají se nové video-konverzační schůzky
  • Hovory – možnost provádění hovorů
  • Soubory – vaše soubory v Office 365 (v OneDrive)

Kliknutím na určitý tým se tento tým otevře. Nyní můžete začít v týmu pracovat.

Obr. 4: hlavní plocha týmu

Vytvoření vlastního týmu

Ve většině případů už budete v nějakém týmu zapojeni. Pro založení nového týmu nejprve musíte kliknout na tlačítko Připojit se k týmu nebo vytvořit nový vpravo nahoře okna (obr. 5).

Obr. 5: detail MS Teams, tlačítko pro vytvoření týmu

Pokud ještě nejste v žádném týmu, můžete si ho založit pomocí tlačítka Vytvořit nový tým, viz Obr. 6.

Obr. 6: MS Teams - prázdný seznam týmů, jelikož nemám na žádný přístupová práva

Zobrazí se Vám formulář pro výběr typu týmu viz. Obr. 7:. Pro vytvoření týmu zvolte možnost Pracovníci nebo Jiné.

  • Pracovníci – zaměřená spíše na pracovní skupiny zaměstnanců a oddělení – doporučujeme tuto možnost pro kolegia, vedení, projektové týmy apod.
  • Jiné – ostatní týmy, zaměřující se na mimoškolní aktivity
  • Třída – tým určený pro výuku
  • Profesionální vzdělávací komunita – zaměřená na skupiny vyučujících


Obr. 7: formulář pro vytvoření týmu

V dalším kroku si musíte zvolit název vašeho týmu a jeho základní popis.

Obr. 8: tvorba nového týmu

Po vyplnění názvu a popisku klikněte na tlačítko Další a tým se vytvoří. Nyní můžete přidat členy postupným vyplňováním jejich identifikátorů – jméno a příjmení, příjmení nebo CRO ID.

Formulář je interaktivní a bude vám nabízet seznam osob, které odpovídají zadaným údajům. Vlastník týmu může kromě nastavení týmu upravovat práva dalších osob. Ty lze nastavovat i později. Pozor, v nabídce přidávaných osob se někdy objeví 2 identity (viz obrázek níže), je nutno zvolit identitu s CRO (na obrázku níže se jedná o identitu GON0001).

Tento krok můžete přeskočit pomocí tlačítka Přeskočit.

Obr. 9: dokončení tvorby nového týmu - můžete přidávat ručně osoby, nebo přeskočit

Nyní je vytvořen Váš tým. Po úspěšném vytvoření se tým zároveň otevře. Kliknutím na tlačítko Týmy (v levé části okna) se opět zobrazí seznam vašich týmů. Nově přibude také váš vytvořený tým.

Jak přidat osoby do týmu

Jako vlastník týmu máte možnost ho dále spravovat. Osoby můžete přidávat do týmu ručně nebo pomocí kódu týmu.

Vlastník týmu navíc může přidávat členům týmu práva Vlastník nebo Člen.

  • Vlastník má plná práva týmu.
  • Člen má omezená práva.

Jak přidat členy do týmu ručně

Správa skupiny a osob je možná přes tlačítko , kde zvolíme možnost . Zobrazí se řada možností – Členové, Žádosti čekající na vyřízení, Kanály, Nastavení, Aplikace…

  • Členové – seznam členů a editace práv
  • Žádosti čekající na vyřízení – seznam žádostí o přístup do týmu
  • Kanály – možnost tvorby sekcí, věnující se určitému tématu, oddělení nebo projektu v rámci týmu
  • Nastavení – možnosti nastavení týmu, např. motivy, oprávnění, doplňky
  • Aplikace – možnost přidat aplikace pro tvorbu poznámek, plánování, formuláře atd.
  • Analýza – zobrazení statistiky týmu

Členy spravujete v nastavení týmu → sekce Členové. Na obr. 10 vidíte seznam členů týmu. U každého člena můžete zvolit jeho roli (vlastník /člen). Dále můžete nastavit, jestli se člen “Ztlumí”, tedy že při hovorech nemůže používat mikrofon.

Obr. 10 seznam členů a možnosti editace práv

Přidávat členy můžete jednoduše tak, že kliknete na tlačítko  v sekci Členové, viz obr. 11.

Obr. 11 přidávání členů týmu

V zobrazeném formuláři pro přidání členů (obr. 12) pak už jen stačí psát identifikátor uživatele – jméno a příjmení, příjmení nebo CRO ID. Systém vám začne nabízet možné uživatele v rámci Office 365. Kliknutím na nabízeného uživatele si ho předvyplníte pro přidání do týmu (jako když chcete odesílat e-mail na více adresátů). Členy můžete přidávat postupně za sebou (když vyberete člena, můžete začít psát dalšího) nebo jednotlivě. Přidání uživatelů potvrdíte kliknutím na tlačítko Přidat.

Obr. 12 okno pro přidání člena do týmu

Jak generovat kód týmu

Kód týmu si můžete jednoduše vygenerovat a zaslat potřebným uživatelům emailem. Nemusíte osoby tedy zadávat ručně. Uživatel pouze zadá ve své aplikaci tento kód a automaticky se přiřadí do týmu s rolí člen.

Funkce pro generování kódu týmu se nachází ve správě týmu, sekce Nastavení → Kód týmu.

Obr. 13: generování kódu týmu

Tlačítkem Generovat se vám vygeneruje kód, který následně můžete kopírovat a odeslat emailem.

Obr. 14: detail vygenerovaného týmu

Jak se přidat do týmu pomocí kódu

Pokud dostanete kód pro vstup do týmu, stačí ho vložit do kolonky Připojit se k týmu pomocí kódu v sekci Týmy.

Obr. 15: přidání se do týmu pomocí získaného kódu

Po zadání tohoto kódu se automaticky načte tým v seznamu týmů a budete moci okamžitě pracovat.

Obr. 16: stav po zadání kódu týmu

V případě, že používáte více týmů, otevřete vybraný tým kliknutím na něj myší. Další tým si můžete přidat opět v seznamu týmů kliknutím na tlačítko Připojit se k týmu nebo vytvořit nový.

Obr. 17: přidání do týmu, pokud máte už nějaké týmy v nabídce

Zobrazí se možnosti pro založení vlastního týmu nebo připojení se do týmu pomocí kódu. Tento krok provedete pouze jednou, ideálně co nejdříve po obdržení emailu. Postup jako na obr. 15. Po zadání kódu se daný tým opět přidá do nabídky.

Jak vytvořit videokonferenční schůzku

Videokonferenční schůzku si můžete vytvořit jednoduše přes Kalendář (v levé části nabídek).

Obr. 18: vytvoření nové schůzky v Kalendáři

V Kalendáři si můžete zobrazit naplánované schůzky nebo vytvořit nové schůzky.

Videokonferenční schůzky můžete jednoduše vytvořit kliknutím na tlačítko Nová schůzka

Zobrazí se jednoduchý formulář pro založení nové schůzky.

Obr. 19: detail tvorby nové schůzky

Při tvorbě je důle