Používání elektronických zdrojů podléhá licenčním smlouvám, uzavřeným mezi MÚ nebo univerzitou a jednotlivými poskytovateli přístupu k datům (databázím). Všeobecně lze říci, že pracovníci a hosté ústavu mají právo prohledávat obsah databází, ukládat vybrané dokumenty na disk počítače, z nějž k databázi přistupují, a také je vytisknout v jednom exempláři.
Narušením licenčních smluv může být i některý z následujících postupů:
Přesné znění licenčních smluv je k dispozici na jednotlivých serverech. Poskytovatelé si vesměs vyhrazují právo užívání svých databází monitorovat a prokázané zneužití trestat vypovězením smlouvy i jinak.