Emaily v Microsoft 365

Možná si kladete otázku: Proč přesouvat svůj univerzitní email do prostředí Microsoft 365, když jsem se současným stavem spokojený? Odpověď má více částí:

• Migrace bude nutná v případě, že jste doposud používali server Exchange 2016, který je však již zastaralý a jeho upgrade se nevyplatí, protože má univerzita k dispozici téměř identické poštovní služby v prostředí Microsoft 365.
• Jestliže jste však měli umístěnou emailovou schránku na univerzitních IMAP servererch, ať už přístupnou přes emailového klienta nebo webovým rozhraním (např. https://mail.slu.cz), není nutné provádět migraci z tohoto důvodu.
• Migrace bude vhodná v případě, že byste chtěli lepší integraci své emailové schránky s aplikacemi nabízenými v prostředí Microsoft 365.

O tom, jaké jsou výhody a nevýhody poštovní schránky v prostředí Microsoft 365 si můžete přečíst v dalších odstavcích.

• Microsoft 365 (dřívější název Office 365) nabízí řadu služeb, které jsou mezi sebou propojené. Prostředí M365 tedy nabízí plnou integraci s aplikacemi a službami, jako jsou Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, OneNote, Forms, Kalendář, Word, Excel, PowerPoint a další.
• Microsoft 365 nabízí všechny tyto funkce na jednom místě. Umožňuje jednoduché sdílení dokumentů, spolupráci v reálném čase a využívání dalších nástrojů, které jsou součástí ekosystému Microsoft, což zvyšuje produktivitu a efektivitu uživatelů.
• Samotná poštovní schránka pak nabízí pokročilejší funkce oproti např. systému Horde.
• Rektorátní uživatelé už většinu těchto funkcí mohli využívat na poštovním serveru Microsoft Exchange, který na univerzitě v různých verzích provozujeme přes 20 let.
• Exchange server obecně poskytuje pokročilé funkce pro spolupráci a sdílení informací. Uživatelé mohou snadno sdílet kalendáře, kontakty, úkoly a poznámky s ostatními členy týmu. To umožňuje lepší koordinaci a spolupráci v rámci organizace. 
• Nabízí rozšířené funkce pro organizaci schůzek a rezervaci zdrojů, jako jsou místnosti a zařízení. Uživatelé mohou jednoduše rezervovat schůzky, sledovat dostupnost účastníků a vyhledávat volné zdroje. To usnadňuje plánování a řízení schůzek. 
• Můžete využívat pokročilé funkce pro filtrování a správu e-mailů. Uživatelé mohou nastavit pravidla pro automatickou organizaci a přesměrování e-mailů, spravovat spam a blokovat nežádoucí obsah. To pomáhá udržovat poštovní schránky čisté a zlepšuje úroveň ochrany proti nežádoucí poště.
• K dispozici je pokročilá synchronizace s různými zařízeními a platformami, včetně mobilních telefonů, tabletů a desktopů. Uživatelé mohou snadno synchronizovat své e-maily, kontakty a kalendáře mezi různými zařízeními, což umožňuje přístup ke svým datům odkudkoli a kdykoli. Navíc můžete využívat více kalendářů, které můžete sdílet s někým dalším v rámci Microsoft 365.
  

• První, ale jen dočasná, nevýhoda je, že se musí veškerá pošta přesunout z Horde (IMAP)/Exchange 2016 do Exchange Online.
• Taky se musí na počítači znovu nastavit poštovní klient, pokud jej chcete používat.
• Samotný přesun emailů, máte-li jich gigabyte, může trvat i několik hodin, a přesun nemusí být bezproblémový.
• Pro efektivní práci s využitím všech funkcí musíte používat aplikaci Microsoft Outlook (na počítači a mobilním telefonu/tabletu) nebo webovou verzi v prohlížeči.
• Pro bezproblémové používání je doporučeno využívat webový prohlížeč Microsoft Edge. Ten je nejlépe optimalizovaný pro webové služby v prostředí Microsoft 365. V současnosti se už jedná o velice kvalitní webový prohlížeč, který umožňuje pokročilé propojení s ekosystémem Microsoft.